Desain dan Deskripsi Kerja sebagai Seni Mengatasi Inkompetensi Kolektif

Om Swastyastu,

Semoga pikiran yang baik datang dari segala penjuru,

Sebagai mahkluk sosial, kita, manusia, tidak akan mampu terlepas dari kebutuhan untuk berkelompok dan bergabung di dalam suatu kelompok sosial. Kita akan menemukan berbagai tuntutan untuk menjadi bagian dari kelompok sosial baik di kantor, kampus, organisasi kemahasiswaan, organisasi masyarakat, RT/RW, banjar, sekaa, dan lainnya. Sebagai bagian dari kaki tangan kelompok dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu, rasa untuk ingin keluar dari kelompok dan mempekerjakan diri sendiri untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut akan umum dimiliki oleh tiap orang. Rasa tersebut muncul dari diri manusia dan memposisikan diri manusia sebagai mahkluk eksklusif dan mampu menyelesaikan pekerjaan secara individual kemudian menganggap bahwa keadaan berkelompok justru membuat pekerjaan tersebut tidak mampu diselesaikan dengan efektif dan efisien. Gejala ini ialah gejala umum dan hampir dialami oleh setiap manusia yang tergabung dalam kelompok sosial tertentu. Dalam artikel saya sebelumnya, gejala ini sudah saya jelaskan sebagai suatu cacat bawaan dari suatu kelompok sosial yang disebut dengan inkompetensi kolektif. 

Inkompetensi Kolektif jika kita definisikan merupakan suatu kecenderungan yang muncul dalam suatu kelompok sosial (tidak hanya dalam rapat saja) dimana individu-individu di dalamnya menghasilkan suatu output yang jauh lebih tidak berkualitas jika dibandingkan dengan output dari individu (hanya satu individu) dalam kelompok tersebut.

Ilustrasi bagaimana tidak efektifnya belajar kelompok karena masing-masing anak sibuk dengan pekerjaannya sendiri dan tidak memilliki tujuan yang sama

Inkompetensi sebenarnya muncul dari perasaan enggan bekelompok karena di dalam kelompok seluruh kemampuan seseorang tidak bisa disalurkan sempurna karena terhalang oleh batasan dan kompetensi orang lain di dalam kelompok. Misalkan saja dalam sebuah tim proyek tertentu, seseorang yang ahli bisa saja tidak mampu terlihat ahli karena mungkin saja dihalangi oleh keberadaan orang lain yang bisa lebih ahli dari dirinya atau justru lebih tidak ahlil dari dirinya. Inkompetensi Kolektif termasuk ke dalam penyakit kelompok karenanya suatu pekerjaan justru menjadi lebih buruk untuk dikerjakan ketimbang dikerjakan sendiri. Saya sering memberikan contoh penyakit ini dalam suatu pekerjaan melukis.

sumber gbr :
 http://alitsembodo.files.wordpress.com/2008/09/hayatuddin-di-melukis-bersama.jpg

Ada tiga orang pelukis ahli dengan tiga aliran yang berbeda dan harus bergabung menjadi satu kelompok untuk menciptakan sebuah lukisan baru. Awal proses melukis diwarnai dengan debat pendapat. Si pelukis A ingin agar gaya lukisan tersebut ialah aliran A dan begitu juga sebaliknya dengan si pelukis B dan C. Saat melukis sudah dijalankan, saat si A sudah menoreskan cat pada kanvas dengan seleranya yang menurutnya sangat seni, si B malah menumpuknya dengan goresan cat yang baru karena menurutnya coretan si A itu tidak seni dan begitu seterusnya yang dilakukan oleh si C. Cerita ini akhirnya diakhiri oleh cerita buruk bahwa lukisan tersebut tidak pernah berhasil diciptakan karena cat habis karena selama melukis sudah banyak sekali cat yang sudah dicoretkan ke kanvas dan kemudian ditumpuk lagi dan begitu seterusnya. Akhir ini juga menjadi sangat tidak baik dengan mengetahui bahwa lukisan ini tidak pernah selesai karena masing-masing pelukis memutuskan untuk keluar dan menganggap bahwa pemasukan dirinya ke dalam kelompok 3 pelukis tersebut ialah suatu penghinaan terhadap seninya. Mereka akhirnya membuat lukisan sendiri-sendiri.

illustrasi : berdebat adalah salah satu dari efek negatif inkompetensi negatif

Kisah tersebut mengilustrasikan kepada kita bahwanya saat seseorang ahli sekali pun saat masuk ke dalam kelompok, segala kemampuannya tiba-tiba saja menjadi tidak mampu dikeluarkan sepenuhnya. Inilah penyakit inkompetensi kolektif. Penyakit ini juga menjelaskan gejala dimana seseorang ingin keluar dari kelompok saat proyek tertentu karena melihat hal-hal lain seperti tabiat anggota kelompok lain yang buruk, kelompok sering tidak tepat waktu, gaya interaksi kelompok yang kurang sesuai dengan dirinya, dan menjaga citra dirinya ke publik. Artikel ini akan menjelaskan seni mengatasi penyakit ini dengan konsen menggunakan desain dan deskripsi kerja sebagai solusinya.

Desain Kerja

Desain Kerja ialah tahap awal sebelum suatu kelompok berinteraksi mengerjakan sesuatu. Dalam tahap ini, kelompok sebenarnya merumuskan ide dan pandangan mereka terhadap pekerjaan. Perumusan tersebut tentunya akan sangat baik jika menggunakan pertimbangan kemampuan ahli masing-masing anggota dengan cara mufakat. Tahap awal ini dimulai dengan merumuskan tujuan mendasar dari pekerjaan tersebut. Apa yang ingin dicapai oleh pekerjaan tersebut. Hal ini juga sering disebut sebagai visi dari pekerjaan tersebut. Dalam tahap awal ini, seluruh anggota akan menyamakan persepsi terlebih dahulu tentang kemana pekerjaan ini akan dibawa nanti.

Saat visi sudah dirumuskan, para anggota kemudian dengan keahlian mereka kembali merumuskan pembagian kerja atau modul-modul yang merupakan lingkup pekerjaan yang lebih kecil guna mencapai tercapainya tujuan pekerjaan secara keseluruhan. Dalam merumuskan pembagian kerja atau modul, seluruh keahlian dari masing-masing annggota sangat dibutuhkan. Contohnya dalam mengerjakan lukisan tadi, misalnya tujuannya ialah menciptakan suatu aliran lukisan baru, maka pembagian pekerjaan yang bisa dirumuskan secara sederhana misalnya ada yang mengerjakan dasar, ada yang membuat pola tertentu, ada yang menambahkan aliran A di sebelah sini, Aliran B di sebelah sana, C di sebalah situ, dan lainnya. Pemmbagian Kerja ini akan menjadi seni bagaimana kelompok tadi membagi diri mereka dalam mencapai tujuan mereka bersama.

keberadaan pemimpin sangat dibutuhkan
guna mengatasi penyakit
inkompetensi kolektif

Pembagian Kerja yang sudah jelas kemudian harus ditetapkan siapa yang akan mengerjakannya. Apakah akan dikerjakan sendiri-sendiri atau mungkin berdua, bertiga atau berempat? Pembagian Kerja yang jelas juga akan memudahkan kelompok untuk memprediksikan kebutuhan dana, infrastruktur yang dibutuhkan, dan waktu yang dibutuhkan. Keputusan yang tepat ialah mendelegasikan suatu pembagian kerja tertentu kepada seorang yang ahli, berpengalaman, atau berpendidikan sejalan dengan pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, keberadaan seorang pemimpin sudah sangat dibutuhkan. Dalam merumuskan tujuan, kelompok bisa saja tidak membutuhkan seorang pemimpin, namun bisa saja menggunakan seorang pemimpin, tetapi dalam tahap pendelegasian pembagian kerja, keputusan seorang pemimpin dibutuhkan untuk mengatasi keadaan dimana tidak ada satupun anggota kelompok yang mau menawarkan diri menangani suatu pembagian kerja tertentu. Keadaan tersebut umum terjadi dan disebabkan oleh salah satu penyebabnya ialah rasa sungkan yang dimiliki oleh orang Indonesia atau rasa takut tidak bisa menyelesaikan pekerjaan. Kalau setiap orang merasa sungkan menawarkan diri atau takut menawarkan diri maka keberadaan pemimpin sangat penting untuk menggunakan pertimbangan pribadinya dalam memberikan suatu pekerjaan tertentu kepada seseorang. 

Deskripsi Kerja

Tahap berikutnya ia kelompok harus merumuskan deskripsi kerja dari masing-masing pembagian kerja. Deskripsi Kerja sebenarnya ialah penjelasan yang lebih mendetail tentang pembagian pekerjaan. Dengan deskripsi kerja yang jelas, suatu pembagian pekerjaan tentu akan dapat dikerjakan dengan lebih baik oleh anggota kelompok tertentu dan sudah tentunya hasil pekerjaannya tidak akan melenceng dari harapan bersama. Misalnya saja dalam ilustrasi pekerjaaan melukis tadi, suatu pembagian kerja misalnya membuat latar. Deskripsi Pekerjaan Membuat Latar haruslah dijelaskan terlebih dahulu, mau latar seperti apa nanti, warna apa, gradiasi atau tidak, rata atau bergestur, atau yang seperti apa. Dengan deskripsi kerja yang jelas, orang yang mengambil pembagian kerja tersebut akan lebih mudah mengetahui dirinya harus mengerjakan apa nanti.

Deskripsi Kerja harus diturunkan bersama oleh kelompok atau dengan arahan si pemimpin. Dengan visi yang jelas dan pembagian kerja yang sudah ada, deskripsi kerja bukanlah hal sulit dan membuang waktu untuk dirumuskan, apalagi jika semua otak di dalam tim mau mencurahkan pemikiran, ilmu dan keahliannya.

Seni 

Desain Kerja adalah racikan yang kaya akan unsur seninya. Kelompok merumuskan suatu desain kerja tentunya akan sangat identik dengan cipta, rasa, dan karsa dari kelompok tersebut. Oleh karena itulah, desain kerja sebenarnya ialah sebuah seni. Seni tersebut kemudian dijelaskan kembali dengan deskripsi kerja yang merupakan narasi dari seni tersebut.

Saat suatu pekerjaan telah memiliki visi, arah pekerjaan tersebut sebenarnya telah jelas dan semua anggota kelompok telah memiliki visi yang sama untuk membawa pekerjaan tersebut ke arah apa. Ego dari masing-masing anggota kelompok telah difasilitasi di dalam pembagian kerja. Dengan pembagian kerja yang telah mengarahkan pekerjaan ke visinya, masing-masing anggota akan mencurahkan ego dari kemampuan dan keahliannya di dalam pembagian kerja yang diperolehnya. Pembagian Kerja yang telah disertakan dengan deskripsi kerja akan membuat orang mampu mencurahkan seluruh hasratnya dalam mengerjakan selaras dengan keingin bersama keompok. Pembagian Pekerjaan tidak akan melenceng dari keinginan bersama karena telah dijelaskan dengan jelas di dalam deskripsi kerja. Anggota yang mengerjakan pembagian kerja tersebut, dengan mengethui deskripsi kerja, ia akan tahu batasan dan spesifikasi minimal yang diinginkan kelompok di dalam pekerjaannya tersebut. Dengan begitu, ia akan mampu bekerja dengan sangat serius.

setiap orang dalam kelompok akhirnya akan mampu serius dan fokus mengerjakan suatu pekerjaan tertentu, sesuai visi, sesuai dengan keinginan kelompok
sumber gbr : http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/4/4a/Stofa_i_hradbraut.jpg

Desain dan Deskripsi Kerja yang jelas mampu mengatasi penyakit inkompetensi kolektif. Setiap anggota kelompok akan merasa dihargai di dalam kelompok dan jauh dari rasa bahwa di dalam kelompok ia hanya akan buang-buang waktu. Pekerjaan yang dikerjakan kelompok juga akan jauh lebih baik dibandingkan dengan pekerjaan yang dikerjakan sendiri. Kenapa? Karena pekerjaan tersebut diarahkan ke arah maksimal dengan mempertimbangkan pembagian kerja yang baik dan membiarkan tiap orang di dalam kelompok mencurahkan segala hasrat dan egonya dalam mengerjakan pembagian kerja. Pembagian Kerja yang dikerjakan dengan baik akan melahirkan suatu pekerjaan utuh yang sangat baik, efektif dan efisien.