INKOMPETENSI KOLEKTIF SEBAGAI CACAT BAWAAN SUATU RAPAT DAN KELOMPOK SOSIAL

Om Swastyastu

"Semoga pikiran yang baik selalu datang dari segala penjuru"

Hampir sebagian orang pernah mengikuti suatu rapat baik yang diselenggarakan dalam organisasi yang diikuti maupun kelompok sosial tempat orang tersebut biasa bersosialisasi. Rapat umumnya diikuti oleh dua orang atau lebih yang bertujuan untuk membahas suatu isu maupun permasalahan yang membutuhkan suatu kolektifitas dalam pengambilan keputusan. Saat anda mengikuti rapat, anda bisa menilai rapat yang anda ikuti tersebut sebagai suatu rapat yang bagus atau malah sebagai suatu rapat yang membosankan dan tidak berguna. Namun, sebenarnya sebelum anda mengikuti rapat tersebut, hampir seluruh rapat sebenarnya telah mengandung suatu cacat bawaan yang apabila tidak dikendalikan akan dapat menimbulkan suatu rapat yang tidak berguna dan tentunya membosankan. Rapat yang seperti ini akan cenderung menghasilkan keputusan yang cacat dan tidak berguna.

Apa yang sebenarnya membuat suatu rapat, sebelum rapat itu diselenggarakan, telah membawa suatu cacat bawaan yang potensial menyebabkan proses rapat dan hasil rapat menjadi buruk? 

T.B. Maucaulay dalam Kieffer (1988) menyatakan bahwa suatu kelompok jauh lebih rentan dalam melakukan suatu kesalahan daripada seorang individu. Ada kecenderungan, dimana saat orang-orang pintar dan berpengalaman dalam suatu bidang pekerjaan lebih rentan dalam menghasilkan hasil pekerjaan yang buruk jika dibandingkan dengan hasil pekerjaan seorang individu saja. Saat orang-orang berkumpul dalam membentuk suatu kelompok rapat  untuk membahas suatu bidang X, sebenarnya orang-orang akan cenderung kehilangan segala pengetahuan serta keahliannya dalam bidang X tersebut, sehingga rapat akan menjadi tidak jelas dan tidak menghasilkan suatu keputusan yang baik. Ada ungkapan dari kaum bisnis yang mengatakan bahwa "orang-orang yang cerdas meninggalkan sebagian dari kebijakan mereka di pintu ruangan ketika mereka memasuki ruangan rapat". Ungkapan tersebut menunjukkan bahwa adanya kecenderungan di kalangan bisnis bahwa orang-orang yang memiliki keahlian yang luar biasa seketika akan kehilangan keahlian mereka saat mereka memasuki kelompok rapat sehingga rapat akan menghasilkan hasil yang buruk. 

Kecenderungan cacat bawaan yang dimiliki rapat disebut sebagai suatu Fenomena Inkompetensi Kolektif (Kieffer-1988).

Inkompetensi Kolektif jika kita definisikan merupakan suatu kecenderungan yang muncul dalam suatu kelompok sosial (tidak hanya dalam rapat saja) dimana individu-individu di dalamnya menghasilkan suatu output yang jauh lebih tidak berkualitas jika dibandingkan dengan output dari individu (hanya satu individu) dalam kelompok tersebut. Jika kita lihat dengan pandangan yang lebih luas, sebenarnya inkompetensi kolektif mutlak terjadi di berbagai jenis kelompok sosial dan tidak hanya di dalam kelompok rapat saja. Contohnya : Ingat-ingat kembali saat anda masih duduk di bangku sekolah, saat anda diberikan tugas kelompok oleh guru anda untuk membuat suatu makalah atau presentasi. Mana yang jauh lebih mudah untuk menghasilkan makalah atau presentasi dengan cepat dan berkualitas? Anda kerjakan bersama kelompok? atau jika tugas itu diminta untuk dikerjakan secara individual oleh guru anda dan anda kerjakan secara individu? Tugas yang dikerjakan individu akan cenderung memiliki kecepatan penyelesaian yang baik dan berkualitas jika dibandingkan dengan tugas kelompok. Itulah yang terjadi dalam kelompok sosial, dan khusunya dalam artikel ini, yakni pada kelompok rapat anda.

Inkomptensi Kolektif bersifat mutlak terjadi dan terbawa oleh setiap rapat. Anda tidak dapat membuat suatu rapat menjadi tidak mengandung inkompetensi kolektif, tetapi anda dapat mengatasinya dengan strategi yang baik dan benar. Strategi yang baik dan benar akan dapat mengurangi dampak dari inkompetensi kolektif dalam rapat anda sehinggga rapat anda dapat berjalan dengan lancar dan tentunya menghasilkan suatu hasil keputusan yang berkualitas juga. Untuk itulah, persiapan yang baik sebelum mengadakan rapat akan sangat dibutuhkan oleh pemimpin rapat maupun peserta rapat guna mengatasi dampak bawaan rapat - Inkompetensi Kolektif. Strategi yang baik dan benar akan berbeda-beda dalam setiap rapat. Strategi untuk rapat A belum tentu dapat diterapkan di suatu kondisi rapat lainnya. Oleh karena itu, strategi yang baik dan benar harus dirumuskan dengan memperhitungkan kondisi dari lingkungan kelompok rapat serta menganalisa kondisi tersebut dengan sumber-sumber yang dapat menimbulkan suatu inkompetensi kolektif. Kondisi Lingkungan Kelompok Rapat anda tentu hanya anda yang mengetahuinya sebagai pelaku dari kelompok tersebut. Lalu, anda hanya tinggal menganalisa kondisi tersebut dengan sumber inkompetensi kolektif.

Kieffer (1988) merumuskan beberapa faktor yang menjadi sumber dari inkompetensi kolektif, yakni :

1. Misskomunikasi
   Adanya Komunikasi yang buruk di antara individu dalam rapat sehingga menimbulkan persepsi yang berbeda-beda. Misskomunikasi pasti akan terjadi dengan mengingat bahwanya setiap individu itu unik dan tidak sama sehingga kebutuhan atas klarifikasi yang berkelanjutan akan sangat dibutuhkan dalam menunjang proses rapat dan hasil rapat. Bila dikembangkan lagi, miiskomunikasi bisa diartikan sebagai keadaan dimana para peserta rapat (seluruh atau sebagian) tidak memahamidan mengetahui apa yang dibahas di dalam rapat. Ambil contoh untuk rapat-rapat kepanitiaan di kampus, kecenderungan individu yang berada di dalam level staff tidak melakukan persiapan yang memadai sebelum mengikuti rapat sehingga misskomunikasi terjadi selama rapat berlangsung.
2. Tekanan dari Luar
   Seseorang data menghadiri rapat (apalagi dalam suatu organisasi) pastinya datang dengan membawa kepentingan-kepentingan yang berbeda-beda dari pihak luar yang memiliki kebutuhan atas hasil rapat tersebut. Pihak-pihak luar ini akan cenderung akan menekan si individu yang mengikuti rapat tersebut sehingga individu akan terbatas dan tidak leluasa dalam menjalankan rapat. Peserta Rapat harus dapat menganalisa peserta rapat lainnya, apakah ada tekanan-tekanan dari pihak luar yang mempengarui peserta yang lain terkait dengan keikutsertaanya dalam rapat yang diikuti.
3. Kepentingan yang berbeda-beda
   Setiap orang yang datang ke rapat memiliki kepentingannya pribadi atas rapat tersebut. Kepentingan tersebut dapat berupa : kenaikan pangkat, gaji, honor, proyek, nilai yang bagus, citra yang baik, dll. Setiap orang akan memperjuangkan kepentingannya tersebut.
4. Rasa tidak aman dan kebutuhan dasar manusia
   Sebagian orang cenderung merasa tidak nyamann saat menjalani suatu proses rapat. Rasa tidak nyaman tersebut berupa ketakutan individu jika dipandang bodoh, penggerutu, cerewet, berbelit-belit, ribet, tidak setia kelompok, dan dijauhi oleh individu-individu sehingga segala kebutuhannya akan terbatasi dalam kelompok. Hal ini menyebabkan individu akan cenderung tidak menampilkan kinerja yang baik selama proses rapat berlangsung.
5. Perasaan Personal
   Setiap interaksi sosial akan pasti menimbulkan suatu interaksi perasaan di antara individu dalam kelompok tersebut. Perasaan tersebut dapat berupa perasaan cinta, benci, marah, kesal, tidak suka, dll. Perasaan merupakan hal yang paling sering menghambat proses suatu rapat dan membuat hasil rapat menjadi buruk.
6. Persaingan
   Rapat umumnya digunakan sebagai ajang unjuk diri dari oleh kebanyakan individu. Dalam rapat, anda akan dapat menampilkan citra yang baik tentang diri anda ke orang lain dan atasan anda, anda dapat menarik perhatian orang-orang di kelompok anda, atau anda hanya ingin mencapai suatu tingkatan tertentu dalam karir anda. Hal-hal tersebut akan menimbulkan adanya persaingan antara individu dalam kelompok rapat yang membuat rapat menjadi suatu medan perang pengunjukgigian diri mereka.
7. Distraksi
   Distraksi merupakan pembatas-pembatas yang membuat individu-individu menjadi tidak kosentrasi terhadap proses rapat. Distraksi dapat berupa : masalah pribadi individu, perut lapar, jam istirahat yang malah digunakan sebagai jam rapat, bahan rapat yang lingkungan rapat yang tidak nyaman, interaksi dengan handphone, kelompok-kelompok ngerumpi yang ada di antara kelompok rapat, dan berbagai masalah teknis lainnya.

Begitulah yang dapat saya bahas mengenai Inkompetensi Kolektif dan Upaya dini dalam mengatasinya. Strategi yang baik dan benar akan dapat mengurangi dampak bawaan tersebut dan mewujudkan rapat ataupun suatu kinerja kolektif yang baik di berbagai jenis kelompok sosial yang anda ikuti.  Semoga berguna bagi para pembaca. Untuk Referensi, pembaca bisa membuka buku dari David Kieffer, George (1988) yang berjudul The Strategy of Meetings sebagai bahan.

 Om Santih Santih Santih Om